こんにちは、インプロ嫁(@inprogress)です。
「退職希望者から何の説明も受けていないとクレームが来る」
「退職した社員から何度も問い合わせが来る」
こんなことはありませんか？
今回は、退職する従業員へ最低限説明すべき内容を紹介します。
ここでは、
「退職者へどんなことを説明したらよいかわからない」
「円満退職だと感じてもらえるような説明をしたい」
と言った声にお答えします。
退職希望者が現れたらはじめにやること
①退職意思の確認
退職希望者が現れた場合、理由を聞いてみます。人間関係の悩みなら配置転換を、業務に不満があるのならば業務内容の見直しで退職意思を取り下げる場合があるからです。
企業として、従業員を雇用している以上悩みを改善するための配慮は必要です。
それでも退職したいと言う場合は、
②就業規則の説明
多くの従業員は、退職の意思を退職希望日から何日前までに伝えるかを自分で調べています。しかし、会社への不満が募っている場合や次の職場が決まっている場合等は就業規則に反した形で退職意思を示すことがあります。
就業規則を見てみると、退職の申し出の期限が記されています。
法律上では、期間の定めのない雇用契約の場合、退職の2週間前までに退職届を出せば退職できることになっています。しかし、引継ぎや後任者の確保等の調整を鑑みて、退職の意思表示を「希望日の1カ月前」と定めていることが多いです。
多くの場合、上司が退職意思の承諾をし退職願を提出、引継ぎ完了後有給消化をして退職するという流れになります。この期間は１カ月半～2カ月程度かかることが多いです。有休を消化し切ってから退職したい従業員が多いからです。
就業規則に則した形で意思表示をされているのかを確認しましょう。
③退職希望を認め、退職日を確認
自己都合で退職する場合は退職願を提出してもらいます。一般的に、社内で退職願のひな形を作成しており、それを提出させることが多いです。
個人で便せんに一筆を書いてきたものを受理するかどうかは社内で事前に確認しておきます。
ここで重要なのは退職日はいつなのかということです。後任者への引き継ぎや身の回りの整理、有休消化を考慮すると、本人の希望する退職日を認めがたい場合があります。
会社側として、最低何日は出勤してから有休消化して欲しい、有休を分散させて消化して欲しい等、すり合わせながら一番良い退職日を決めることをオススメします。
このとき、有休残日数をきちんと伝えましょう。有休残日数が分からないまま退職日を決めてしまうと後で問題になることが多いからです。
退職に関することはとてもデリケートな内容です。退職希望者が納得して辞められるよう人事としても誠実な対応が必要とされるのです。
最終出勤日までに説明すること
①退職に関わる書類の配布
退職に関わる書類を配布します。
- 退職願
- 誓約書
- 退職金に関わる書類
②会社で預かっているものの返却
会社で一時的に預かっているものは早めに返却してあげます。退職日までに使用する可能性があるからです。
- 雇用保険被保険者証
- 年金手帳
③最終給与に関わる説明
最終給与に関しては丁寧に説明しましょう。通常よりも天引きするものが多く説明不足だと従業員から問い合わせが来ます。
今は、WEBで給与明細を見ることができますが退職日以降は見れない企業が多いため、退職日以降に支給される給与について、給与明細と源泉徴収票は自宅へ郵送することも伝えましょう。
お金に関するトラブルは、信用を失うため慎重になりましょう。
- 社会保険（月末退職の場合2ヶ月分徴収）
- 住民税（退職時期により5月分まで一括徴収）
- 通勤交通費の精算（支給済の定期代、ガソリン代等の返金）
- その他天引き（社宅の費用や紛失物の天引き等）
④退職金について
正社員の場合、退職金の有無について説明します。入社3年以降から支給する企業が増えているため、支給があるかどうかを事前に説明しておきます。
- 退職金の支給額、支給日の案内
- 確定拠出年金制度がある場合は移管に関する説明
⑤社宅に関して
社宅や借り上げ社宅に住んでいる従業員の場合、いつまでに退居してもらうのかを説明します。会社としてどこまで手続きするのか、費用の精算はどうするのか等早めに案内しましょう。
よくあるのが、鍵の紛失や備品の破損の負担をしてもらうのかどうかです。想像以上の給与引きの可能性があるのであらかじめ説明しておきます。
- 退居日について
- 退居に関わる規定の説明
- 修繕費等本人負担の場合の説明
- 家賃や駐車場代の精算について
⑥団体保険の継続について
団体保険に加入している場合、継続の有無を確認します。一般加入に切り替えるのか、解約するのかで手続きの流れが変わります。
- 団体保険継続の有無
- 手続き書類の配布と提出依頼
- 今後の窓口の案内
⑦退職後の健康保険について
退職後の健康保険についてきちんと説明します。すぐに転職する場合は転職先で加入し直します。一旦失業期間が発生する場合は、任意継続・国民健康保険の加入・誰かの扶養に入る等の手続きが必要となります。
- 保険証の使用期限
- 退職後の健康保険の種類
- 任意継続する場合は手続き書類の配布
⑧離職票発行について
雇用保険に加入している場合は離職票を発行します。企業によっては、従業員からの申し出がないと発行しないところがあります。しかし、今は不要でも転職してすぐに退職した場合等後になって必要になり問い合わせが来ることがあります。
短い期間だろうが、どういう退職理由だろうが関係なく、離職票は必ず発行しましょう。後で離職票を求められたとき、人事も手続きをするのが億劫になってしまいます。
最終出勤日に説明すること
最終出勤日には返却して貰うものがあるのできちんと人事が対応しましょう。所属長に一任している企業もあるかもしれませんが不備や問い合わせが来ることが多いので人事が責任を持って対応するのが良いです。
従業員から返却して貰うものは以下の通りです。
- 制服・作業服の返却
- 社章の返却
- 会社支給の備品（印鑑や文房具等）の返却
- 退勤の打刻後、社員証の返却
健康保険証は、退職日まで使用できるため扶養家族分も含め郵送で返却してもらいます。
逆に、人事から最後に配布するものは以下の通りです。
- 健康保険・厚生年金保険資格喪失証明書
- 離職票（本人からサインを貰う）
いかがでしたか？
退職手続きと一言で言ってもさまざまな手続きがあり、従業員と密に連絡を取らなければいけません。退職時にトラブルが発生してしまうと、最悪の場合労働基準監督署へ駆け込まれたり裁判沙汰になったりします。
人事は会社の顔です。退職する人をないがしろにせず、むしろ最後だからこそ丁寧な対応をしなければいけません。退職後、変な噂や口コミを流されかねませんからね。
