こんにちは、インプロ嫁(@inprogress)です。
今回は、新入社員を受け入れる際に人事がやるべきことを紹介します。
重要なのは、新卒・中途共に自社への入社は初めてであることです。
中途の場合挨拶や名刺交換、メールの送り方等、社会人としての一般常識は理解しているので教育は省いても構いません。
しかし、社内規定や福利厚生等自社に関わる教育は必ず行います。
今回は、
「はじめて新入社員を受け入れるけど何をすれば良いの？」
「人事がやるべきことは何？」
といった悩みを解決していきます。
主に、新卒は本社人事が集合研修を行った後、各拠点へ配属されたと想定し、拠点での人事が行うべき教育について記載していきます。
学卒・中途の新入社員の受け入れ前にやること
新入社員の初出社日までにやっておくべきことは主に以下の通りです。新入社員が困らないよう、各部署と連携を図ります。
配属先の上司へ連絡
新入社員と配属先の上司が初出社日前に連絡を取ることはありません。人事が間に入り、新入社員について連絡をしスムーズに受入ができるようサポートすることが人事の信頼にも繋がります。
- 配属先と入社日・出社時間の調整
- 配属先へデスクや備品の準備依頼（印鑑や文房具等）
- 人事が行う教育のスケジュール調整
人事が準備すること
- PCや社用携帯の準備（他部署へ依頼する場合も）
- ロッカーの準備
- 社員証、名刺、年間カレンダー、制服、社章等の準備
- 入社書類の準備（事前に自宅へ送付しても良い）
作業服や制服は、当日試着してもらっても良いですし、事前にサイズが分かっている場合はロッカーに入れておくとスムーズです。
女性に事前に作業服のサイズを聞く際はワンサイズ小さいものを選んで貰う等配慮をしましょう。一般的に作業服は男性サイズやフリーサイズが多いため、普段着ているサイズだと大きいことが多いからです。
受け入れ当日にやることとは？
どんな人でも初出社は不安なものです。新入社員の初出社日は、人事が窓口となってきちんと受け入れましょう。
どの企業でも、初日は必ず人事や代行の事務員等が対応します。はじめにきちんと対応している企業は、従業員からの信頼も厚くなり離職率も低いです。新卒・中途に関わらず、丁寧に対応しましょう。
特に、初出社日は早めに出社する人が多いです。新入社員がひとりぼっちにならないよう、きちんと対応するために早めに出社しましょう。
入社書類に不備が無いかチェック
入社書類を提出して貰い、その場で不備が無いか確認します。
多くの場合、記入漏れや押印漏れがあるため、配属先の職場に行く前にチェックしましょう。
そして、健康保険証は急ぎで欲しい人が多いため社会保険は速やかに手続きしましょう。
施設の案内と使用方法の説明
施設の案内や使用方法の説明を所属長へ任せていませんか？更衣室・タイムレコーダー・食堂・駐車場・駐輪場・喫煙室等、福利厚生関係は最低限、人事が説明しましょう。
特に、入社間もない頃に説明されたことは忘れがちです。人事が説明した後、配属先の上司から再度説明してもらっても良いくらいです。
大事なのは、人事が窓口になっていることを理解させ、所属長に任せっきりにならないよう率先して動くことです。
人事は、常に従業員の働く環境をよりよくするためどうすれば良いかを考えなければいけません。
転職者の受け入れなら、「前職でもこんな制度や施設はありましたか？」と雑談を交えながら他社の情報収集をしても良いですね。
受け入れ日以降にやることとは？
学卒者に対しては、入社してすぐに集合研修を受けさせる企業が多く、その際に以下の項目を説明していると思います。
しかしながら、高卒者等の場合、長期の研修で疲れていたり集中力がなかったりして居眠りする人も居ます。
集合研修で説明されたことを全て理解できるはずもないので、配属先でも再度教育しましょう。昔と違い、新入社員はきちんとした教育を受けると会社への信頼に繋がり離職率も低くなります。
手取り足取りとまでは言いませんが、「聞いてない！」「知らない！」とならないよう、せめて「なんとなく教育受けたな～」くらいの印象は残せるようにしましょう。
- 雇い入れ時健康診断
- 経営理念等の説明
- コンプライアンスの教育
- 規定の説明（就業規則・福利厚生・人事評価制度・退職金制度等）
中途の場合は説明が漏れがちです。転職者の多くは、前職と比べる傾向にあります。
「前の会社ではこんな研修してもらったな」「前職の方がよかったな」と思われないよう、丁寧に対応しましょう。
転職者は即戦力で採用しているため、すぐに活躍してもらいたい人材です。また転職したいと思われないよう、誠意ある対応を心がけましょう。
ここまでやれば完璧！
人事が行わない場合もありますが・・・
工場がある企業は実務に入る前に工場内の案内、安全教育等も実施しましょう。
新入社員（入社3年目まで）の労災やヒヤリハットは圧倒的に多いです。作業に慣れていない上に危険予知ができないからです。
はじめにしっかり安全教育を行うことで従業員も安心して業務に就くことができます。
最後に
人事は従業員のあらゆる異動に関わる業務を担っています。
自分が入社したときやって欲しかったことや説明して欲しかったことを意識して盛り込んでみるとよりよい教育が行えます。
新卒、中途関係なく企業内に関わる研修は同じ内容で教育しましょう。はじめての職場なのは新卒も中途も同じだからです。
丁寧な対応をすることで、顔の分かる人事になりましょう。
