【大学院】研究室訪問アポ・「依頼メール」・「お礼メール」の書き方【コピペOK】

本記事では、

「研究室訪問をしたいけどメールの書き方がわからない」

「研究室訪問のやりとりはどうすればいいの？」

という疑問にお答え致します。

こんにちは。Fラン大学から京大大学院に進学したインプロです。

行きたい研究室が見つかったなら、研究室が訪問したいところです。

研究室訪問では、研究内容、教授の人柄、研究室の雰囲気、就活状況等を知れるチャンスです。私も実際に研究室を訪問して、行きたい研究室を決めて受験しました。

では、どのように研究室訪問を進めるのしょうか？

基本的にはメールでアポイントをとって研究室訪問します。

本記事では、研究室訪問をするにあたってのアポイントや、「依頼メール」と「お礼メール」をご紹介します。

研究室訪問する前に、大学院の院試面接の唯一の本を読んでおくことを強くおすすめします。

面接で聞かれる内容などもあるため、予め研究室訪問前に聞きたいことを整理しておくことで、同時に面接対策になります。

研究室訪問の流れ

研究室訪問は以下の流れで進めます。本記事で紹介するのは、研究室訪問の「依頼メール」と「お礼メール」です。

研究室訪問する時期

訪問する推奨時期は4～6月くらいがちょうどいいでしょう。

3月は研究室自体が卒論や学会や予算や等でバタバタなのであまり良くないと思います。

私もかつて、4～6月に大学院の研究室を訪問しました。

研究室訪問アポイントは何日前にする？

研究室訪問のアポ取りは、2週間ぐらい前にメールを送り日程を調整すると良いでしょう。1週間前だと空いてない場合もありますが、2週間前であれば問題ないと思います。(余裕を持って連絡することは相手を気遣うマナーでもあります。)

ただし、飛行機を使うような遠方の大学院に訪問する場合は、１ヶ月前の方が良いと思います。理由は、飛行機を直近に取るのが厳しいためです。さらに、直近予約のフライトの価格は高いです。

私も東京から九州大学に飛行機で行きましたが、１ヶ月前頃には教授にアポイントを取って行きました。

余裕を持って教授にアポイントを取るのが良いでしょう。

研究室訪問・依頼メール

ポイント

まずメールで必ずアポイントをとりましょう。メールのポイントは以下のとおりです。

メール文面

研究室訪問の依頼メールは、以下のような文面で大丈夫です。

件名：研究室訪問の依頼

◯◯大学
◯◯先生

突然のご連絡で失礼いたします。

私は◯◯大学◯◯学部◯◯学科3年生の山田太郎と申します。
私は現在◯◯研究室において、◯◯の研究をしておりす。

恐れ入りますが研究室訪問のお願いをしたく、
ご連絡を差し上げました。

私は以前より○○の研究に興味があり、
貴学の◯◯の研究に非常に興味が湧いております。

そこで、◯◯先生の研究内容や大学院への進学について、
お話を伺いたいと考えております。

つきましては、先生のご都合の良い日時をお教え頂けますでしょうか。
私は都合の良い日時で大変恐縮ですが、
以下日時で先生のご都合はいかがでしょうか。

・5/12(木)　13:00～17:00
・5/20(金)　9:30～12:00または13:00～17:00
・5/23(月)　9:30～12:00

もしご都合が合わない場合は、恐れ入りますが、
先生の都合の良い日時を教えていただくことは可能でしょうか。

お忙しいところお手数をおかけしてしまい大変恐縮ですが、
ご確認及びご対応のほど、どうぞ宜しくお願い申し上げます。

***************************************
◯◯大学◯◯学部◯◯学科3年生
◯◯研究室
山田太郎
電話番号
メールアドレス
***************************************

この後は、教授から訪問日時に対する返信が届きます。その内容に従い、日時を決定致します。

返信が来ない時は催促メールを送る

催促メール

教授は基本的に忙しいため、非常に沢山のメールをみるため、見逃しや返信し忘れがあります。(しかもパソコンが得意でない教授もたくさんいます。)

その場合、1週間前後空けてから、再びメールをお送りするのが良いと思います。催促メールを出すことはビジネスの場でもよく行われることであるため、失礼なことではありません。

以下、催促メールの例文になります。催促メールを送る時は、最初に送ったメールを「引用返信」や「添付ファイルにする」と過去にメールを送っていることがわかるので、非常に親切です。

件名：研究室訪問の依頼(再送)
◯◯大学
◯◯先生

お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部◯◯学科の山田と申します。

先日の研究室訪問の件で、メールお送りさせていただきましたが、
その後、先生のご都合の方はいかがでしょうか。

もし提案させていただた日時が合わない場合は、
ご都合の良い日時をご提案いただければ幸いです。

ご多用中恐れ入りますが、ご確認宜しくお願い申し上げます。

***************************************
◯◯大学◯◯学部◯◯学科3年生
◯◯研究室
山田太郎
電話番号
メールアドレス
***************************************

引用返信の場合はこの下の方に一度送ったメールが記載されます。

 

催促メールを送っても返信がない場合

催促メールを送っても、返信が来ない場合は、その研究室訪問を見送る方が無難かもしれません。

理由としては、メールができない何らかの理由があり、その理由により自分の研究生活がうまくできない可能性もあるためです。

例えば、教授が忙しすぎて連絡が取れない場合、研究室そのものも忙しい可能性があり、あまりいい雰囲気で研究できない可能性もあります。

あるいは、学生のメールが教授にとって優先度が低いため、返信をしていないケースもあります。この場合、学生を軽視する傾向にある人柄というのも考えられます。

そのため、特別な思いがある研究室でない限りは、研究室に行くことをおすすめしません。

研究室訪問後のお礼メール

お礼メールはいつ送るか？

研究室訪問後は1日でも早くお礼のメールをお送りしましょう。

当日、もしくは次の日にはお送りしましょう。忙しい中、時間を割いてくれたので、感謝の気持ちを早く伝えることはビジネスとしては当たり前です。

ポイント

研究室訪問メールのポイントは以下のとおりです。

お礼メールの文面

メールの文面は以下のように書いておけば大丈夫です。気持ちが伝わるのが大切です。

件名：研究室訪問のお礼
◯◯大学
◯◯先生

お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部◯◯学科の山田と申します。

先日の研究室訪問ですが、お忙しい中、
貴重なお時間をいただきまして、どうもありがとうございました。

おかげさまで◯◯の研究の知識が深まり、
かつ◯◯先生の研究室で研究してみたいという気持ちが強くなりました。

学生の方々も親切に対応していただき、
入学してからの学生生活でも不安な面がなくなりました。

◯◯先生や学生の皆様からお話いただいたことも踏まえて、
今後の大学院受験や卒業研究にも取り組んでいきたいです。

また、わからないことが出てきましたら、教えていただければ幸いです。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

***************************************
◯◯大学◯◯学部◯◯学科3年生
◯◯研究室
山田太郎
電話番号
メールアドレス
***************************************

 

詳しくはこちらの記事でも紹介していますので、参考にしてみてください。

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 全体的なメールのポイント

アポイントのマニュアルなんてものはありませんが、失礼のないようにどういった研究に興味があるのかをしっかり述べることが大切です。

謙虚で丁寧でやる気のある姿勢が伝われば、どんなとこに行っても好感が持たれます。