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【大学院】研究室訪問アポ・「依頼メール」・「お礼メール」の書き方【コピペOK】

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本記事では、

「研究室訪問をしたいけどメールの書き方がわからない」

「研究室訪問のやりとりはどうすればいいの?」

という疑問にお答え致します。

こんにちは。Fラン大学から京大大学院に進学したインプロです。

行きたい研究室が見つかったなら、研究室が訪問したいところです。

研究室訪問では、研究内容、教授の人柄、研究室の雰囲気、就活状況等を知れるチャンスです。私も実際に研究室を訪問して、行きたい研究室を決めて受験しました。

では、どのように研究室訪問を進めるのしょうか?

基本的にはメールでアポイントをとって研究室訪問します。

本記事では、研究室訪問をするにあたってのアポイントや、「依頼メール」と「お礼メール」をご紹介します。

研究室訪問する前に、大学院の院試面接の唯一の本を読んでおくことを強くおすすめします。

面接で聞かれる内容などもあるため、予め研究室訪問前に聞きたいことを整理しておくことで、同時に面接対策になります。

際に横浜国立⇒東大大学院に合格した人の本で、評価も高いです。

ちなみに、kindle unlimited(1ヶ月無料)利用すれば、無料で読むことができるので、1ヶ月間だけ無料登録しておくもありかと思います。金欠の学生にはありがたいですね。

 

研究室訪問の流れ

研究室訪問は以下の流れで進めます。本記事で紹介するのは、研究室訪問の「依頼メール」と「お礼メール」です。

  1.  教授に研究室訪問依頼メールを送り日程調整する
  2.  実際に研究室を訪問する
  3.  研究室訪問後のお礼メールを送る

研究室訪問する時期

訪問する推奨時期は4~6月くらいがちょうどいいでしょう。

3月は研究室自体が卒論や学会や予算や等でバタバタなのであまり良くないと思います。

私もかつて、4~6月に大学院の研究室を訪問しました。

研究室訪問アポイントは何日前にする?

研究室訪問のアポ取りは、2週間ぐらい前にメールを送り日程を調整すると良いでしょう。1週間前だと空いてない場合もありますが、2週間前であれば問題ないと思います。(余裕を持って連絡することは相手を気遣うマナーでもあります。)

ただし、飛行機を使うような遠方の大学院に訪問する場合は、1ヶ月前の方が良いと思います。理由は、飛行機を直近に取るのが厳しいためです。さらに、直近予約のフライトの価格は高いです。

私も東京から九州大学に飛行機で行きましたが、1ヶ月前頃には教授にアポイントを取って行きました。

余裕を持って教授にアポイントを取るのが良いでしょう。

研究室訪問・依頼メール

ポイント

まずメールで必ずアポイントをとりましょう。メールのポイントは以下のとおりです。

  1.  自己紹介(所属・名前と研究内容)
  2. メールの目的(研究室訪問したいとういこと)
  3. 研究室訪問をしたい理由(興味を持った理由)
  4. 希望日時(暫定日時で構わない。朝イチか午後イチか切りのいい時間。)
  5. 締めの挨拶(宜しくお願いしますという。これは定型文。)
  6. 自分の所属・名前・連絡先

メール文面

研究室訪問の依頼メールは、以下のような文面で大丈夫です。

件名:研究室訪問の依頼

◯◯大学
◯◯先生

突然のご連絡で失礼いたします。

私は◯◯大学◯◯学部◯◯学科3年生の山田太郎と申します。
私は現在◯◯研究室において、◯◯の研究をしておりす。

恐れ入りますが研究室訪問のお願いをしたく、
ご連絡を差し上げました。

私は以前より○○の研究に興味があり、
貴学の◯◯の研究に非常に興味が湧いております。

そこで、◯◯先生の研究内容や大学院への進学について、
お話を伺いたいと考えております。

つきましては、先生のご都合の良い日時をお教え頂けますでしょうか。
私は都合の良い日時で大変恐縮ですが、
以下日時で先生のご都合はいかがでしょうか。

・5/12(木) 13:00~17:00
・5/20(金) 9:30~12:00または13:00~17:00
・5/23(月) 9:30~12:00

もしご都合が合わない場合は、恐れ入りますが、
先生の都合の良い日時を教えていただくことは可能でしょうか。

お忙しいところお手数をおかけしてしまい大変恐縮ですが、
ご確認及びご対応のほど、どうぞ宜しくお願い申し上げます。

***************************************
◯◯大学◯◯学部◯◯学科3年生
◯◯研究室
山田太郎
電話番号
メールアドレス
***************************************

この後は、教授から訪問日時に対する返信が届きます。その内容に従い、日時を決定致します。

返信が来ない時は催促メールを送る

催促メール

教授は基本的に忙しいため、非常に沢山のメールをみるため、見逃しや返信し忘れがあります。(しかもパソコンが得意でない教授もたくさんいます。)

その場合、1週間前後空けてから、再びメールをお送りするのが良いと思います。催促メールを出すことはビジネスの場でもよく行われることであるため、失礼なことではありません。

以下、催促メールの例文になります。催促メールを送る時は、最初に送ったメールを「引用返信」や「添付ファイルにする」と過去にメールを送っていることがわかるので、非常に親切です。

件名:研究室訪問の依頼(再送)
◯◯大学
◯◯先生

お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部◯◯学科の山田と申します。

先日の研究室訪問の件で、メールお送りさせていただきましたが、
その後、先生のご都合の方はいかがでしょうか。

もし提案させていただた日時が合わない場合は、
ご都合の良い日時をご提案いただければ幸いです。

ご多用中恐れ入りますが、ご確認宜しくお願い申し上げます。

***************************************
◯◯大学◯◯学部◯◯学科3年生
◯◯研究室
山田太郎
電話番号
メールアドレス
***************************************

引用返信の場合はこの下の方に一度送ったメールが記載されます。

 

催促メールを送っても返信がない場合

催促メールを送っても、返信が来ない場合は、その研究室訪問を見送る方が無難かもしれません。

理由としては、メールができない何らかの理由があり、その理由により自分の研究生活がうまくできない可能性もあるためです。

例えば、教授が忙しすぎて連絡が取れない場合、研究室そのものも忙しい可能性があり、あまりいい雰囲気で研究できない可能性もあります。

あるいは、学生のメールが教授にとって優先度が低いため、返信をしていないケースもあります。この場合、学生を軽視する傾向にある人柄というのも考えられます。

そのため、特別な思いがある研究室でない限りは、研究室に行くことをおすすめしません。

研究室訪問後のお礼メール

お礼メールはいつ送るか?

研究室訪問後は1日でも早くお礼のメールをお送りしましょう。

当日、もしくは次の日にはお送りしましょう。忙しい中、時間を割いてくれたので、感謝の気持ちを早く伝えることはビジネスとしては当たり前です。

ポイント

研究室訪問メールのポイントは以下のとおりです。

  1.  訪問の対応に対するお礼
  2.  訪問した感想(良かった点や今後の抱負など)
  3. 締めの挨拶(定型文)
  4. 自分の所属・名前・連絡先(定型文)

お礼メールの文面

メールの文面は以下のように書いておけば大丈夫です。気持ちが伝わるのが大切です。

件名:研究室訪問のお礼
◯◯大学
◯◯先生

お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部◯◯学科の山田と申します。

先日の研究室訪問ですが、お忙しい中、
貴重なお時間をいただきまして、どうもありがとうございました。

おかげさまで◯◯の研究の知識が深まり、
かつ◯◯先生の研究室で研究してみたいという気持ちが強くなりました。

学生の方々も親切に対応していただき、
入学してからの学生生活でも不安な面がなくなりました。

◯◯先生や学生の皆様からお話いただいたことも踏まえて、
今後の大学院受験や卒業研究にも取り組んでいきたいです。

また、わからないことが出てきましたら、教えていただければ幸いです。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

***************************************
◯◯大学◯◯学部◯◯学科3年生
◯◯研究室
山田太郎
電話番号
メールアドレス
***************************************

完璧な文章を書く必要ありませんが、お礼の気持ちが伝わる文面で書きましょう。

また、研究室を訪問したからと言って第一志望にする必要はありませんので、自分の合う研究室を選ぶと良いでしょう。

 全体的なメールのポイント

アポイントのマニュアルなんてものはありませんが、失礼のないようにどういった研究に興味があるのかをしっかり述べることが大切です。

謙虚で丁寧でやる気のある姿勢が伝われば、どんなとこに行っても好感が持たれます。

  1. 失礼の無い文面
  2. 自己紹介
  3. 研究のどこに興味を持ったのか
  4. 興味を持った理由
  5. 返信が来た時のお礼

研究室訪問する前に、大学院の院試面接の唯一の本を読んでおくことを強くおすすめします。

面接で聞かれる内容などもあるため、予め研究室訪問前に聞きたいことを整理しておくことで、同時に面接対策になります。