こんにちは、インプロ嫁(@inprogress)です。
人事の仕事をしていると、辞令に関わる業務を行いますよね。
辞令とは・・・
企業が従業員に通知する公式文書のことを指します。
従業員や新入社員に対し、人事異動・新規採用の決定・転勤・出向・昇給・昇進・新規採用の決定などを広く通知するために作成します。
従業員のこういった辞令の中でも一番業務量が多いのが転居を伴う場合です。
人事として何をしたら良いのか紹介していきます。
内示とは？辞令発令までにやることとは？
まず、辞令が交付される前に辞令対象者へ内示が行われます。
内示とは、その名の通り、「内々に示すこと」です。
つまり辞令が交付される前に、本人や直属の上司などに辞令の内容を伝えることを意味します。
内示の内容は限定した人のみに伝えられ、伝えたれた人は発令されるまで周囲に内容を漏らしてはいけません。
辞令の時期になると噂好きの人からこっそり教えて～と言われることがありますが、個人情報を独断でペラペラ話してはいけません。
人事として信頼されるのに一番簡単で誰にでもできることは「噂話や悪口を言わないこと」です。
そして、内示は辞令交付までの準備期間として考え、辞令に向けてあらゆることを準備しなければいけません。
内示は、多くの企業で辞令交付の１ヶ月前から、遅いところでは１週間ほど前に行われます。
内示を受けた従業員は、
- 業務の引き継ぎ
- 転居を伴う場合は引っ越しの準備
- 異動先との連絡
等、こまごました手続きが発生し、人事はこれらのサポートを行います。
人事が説明・対応することとは？
まず、内示された従業員に転勤に関わる社内規定について説明します。
転勤に関連する交通費
実際に、転勤するまでに転勤先へ何度か通う場合があります。
基本的にはその都度交通費の精算を行いますが、出張扱いの場合は日当の支給が発生するならば一緒に精算してもらいます。
辞令前の部署に最終出勤する日が決定したら、通勤交通費の精算についても説明します。
転居に関連する説明
引っ越しが伴う場合は、社宅や借り上げ社宅の規定について説明します。
例えば、「部屋の広さは〇平米まで」「社宅は最大〇年入居できる」「家賃の会社負担額は〇円」等規定の内容をきっちり説明しましょう。
また、会社から手当が出る場合や住居の下見をさせる場合はその説明も行います。
会社が家を借りる場合は、火災保険は必ず加入させます。
さらに、引っ越し業者の手配についても忘れないようにしましょう。
会社命令だから会社が手配してくれると考える従業員は多いです。
個人で手配する場合は特に、きちんと説明しなければいけません。
引っ越しの注意点
住居が決まれば、実際に引っ越しを行います。
- 車を所有している場合は陸送
転居先へ車やバイクで移動する！と言い張る従業員がいますが、交通事故のリスクを考えると自家用車の使用は禁止にしましょう。
会社命令で転居するため、公共交通機関を使用して移動してもらうようにします。
このときに発生した交通費を支給することで、従業員にも納得してもらえるでしょう。
- 引っ越し代の内訳
時々、引っ越し業者に洗濯機やテレビの配線接続をお願いし、設置費用が会社に請求されることがあります。
ホースをつなぐだけ、コンセントに指すだけなのに業者に頼むと何千円といった費用が請求されます。
基本的には、自分でできることなので従業員にさせましょう。
費用が発生した場合は自己負担になりますと言えば、大抵自分でやってくれます。
さらに、エアコンの設置費用もしっかり確認します。
見積もり時より、エアコン設置台数が多い場合は本人負担にする等、会社負担だからと便乗させる人が居ますので注意しましょう。
プラスアルファ
ここまでの説明でも十分かもしれませんが、従業員の手を煩わせず、自分の業務も滞らせないようにするために追加で説明してあげると丁寧です。
- 退去に伴う手続きの案内
住民票の転出届や印鑑証明の抹消、郵便物の転送手続き、ライフラインの解約等
- 入居に伴う手続きの案内
住民票の転入届や印鑑証明の登録、マイナンバーの住所変更、免許証の住所変更、ライフラインの手続き等
これらの手続きが漏れてしまった場合、転勤先でも手続きが滞る場合があります。
例えば、
- 転勤先で提出するマイカー通勤や社用車利用の申請時に添付する免許証の住所が変更されて居らず、許可されない。
- 郵便物の転送手続きが漏れており、免許証の住所変更もしていない場合、免許の更新案内が届かず有効期限が切れてしまう。
こういったことが考えられます。
辞令を受けた従業員へ丁寧な対応を！
辞令は、不服ながらも仕方なく行われることが少なくありません。
この場合、小さなことで大きなトラブルに発展しやすいです。
今時の新入社員は何から何まで教えなければならないと言いますが、在籍している従業員にも言えることです。
人事が注意したいのは、新入社員への教育はしっかりやるのにそれ以外が煩雑になりやすい点です。
何も聞いてない！と言って揉めないよう、特にお金と住宅に関わることは丁寧な対応を心がけましょう。
